„Andere reden, wir handeln“ – Supply Chain Beratung aflexio hat die 4-Tage-Woche bereits eingeführt

DANIEL NERLICH: Sie haben bei aflexio zu Beginn dieses Jahres „3F“ eingeführt, was für „3 F-reie Tage“ steht. Ihr gesamtes Team hat freitags frei. Was passiert, wenn ausgerechnet an einem Freitag ein Kunde anruft?

MARTIN PESCH: Die meisten Kunden wissen, dass wir am Freitag nicht verfügbar sind. Es war eine unserer ersten Maßnahmen vor dem Roll-out von 3-F, unsere Bestandskunden anzurufen und Ihnen von unserem neuen Arbeitsmodell zu berichten…

JANA KOSKE: …und wir haben durchweg begeistertes Feedback der Kunden erhalten! Uns wurde zugerufen: „Das ist cool und unterstreicht Euren innovativen Charakter“. Ich war wirklich erstaunt angesichts dieses überwältigenden Zuspruchs unserer Kunden.

Jana Koske und Martin Pesch, Gründer von aflexio

Pesch: Und tatsächlich kommen nun keine Anrufe mehr an Freitagen. Es gibt zwar immer noch vereinzelte Projektsituationen, in denen wir auch an Freitagen involviert sind, aber das ist die absolute Ausnahme und vor allen Dingen planbar für uns. Wir verstehen den Freitag wie einen typischen Samstag oder Sonntag und können bei Terminplanungen sehr flexibel auf die sonstigen Tage der Arbeitswoche ausweichen. Bei unserem Modell kommt uns zugute, dass es kaum eine Person gibt, die fünf Tage die Woche auf einem Projekt verbringt – in der Regel sind es zwei bis drei Tage pro Woche. Für den Kunden ist es insofern wenig Umstellung zur vorherigen Projektstruktur.

NERLICH: Was waren Ihre Überlegungen, die zu 3F geführt haben?

Koske: Ich habe den Stein ins Rollen gebracht, als ich im Rahmen eines Bewerbungsgesprächs mit einer Kandidatin für eine administrative Position gesprochen habe. Ich fragte sie, wie viel Teilzeit sie denn arbeiten wolle, und sie antwortete: „Ja wie, Teilzeit? Ich will doch Vollzeit arbeiten“. Ich signalisierte ihr, dass Vollzeit ebenso gut klappen würde, da wir genug zu tun haben. Im Zweitgespräch kam die Kandidatin aber auf das Thema zurück: „Ich habe es mir überlegt und es durchgerechnet: 4 Tage zu arbeiten, ist viel cooler“. Als sie dann bei uns einstieg, setzten bei mir die Überlegungen ein, ob eine 4-Tage-Woche auch für mich persönlich und für unser Team nicht auch eine Bereicherung sein könnte.

Dann habe ich durchdacht, welche Restriktionen das Konstrukt haben könnte, und habe letztlich festgestellt, dass es da eigentlich keine solchen gibt. Das war der Moment, in dem ich auf Martin Pesch zugegangen bin und das Thema weiter ausgearbeitet habe. In unserem Manager-Meeting im Oktober 2021 ging es um das Thema „Mutig sein“ und da habe ich 3F als Vorschlag eingebracht.

NERLICH: Und wie hat Ihr Team reagiert?

Koske: Während das Meeting vorher eher aus müdem Geplänkel bestand, war das Team mit dem Vorschlag für 3-F sofort Feuer und Flamme. Man hat das Leuchten in den Augen gesehen. Man hat die Begeisterung spüren können. Und dann ging es für uns darum, das ganze innerhalb von drei Monaten zum Jahresanfang 2022 in die Umsetzung zu bringen. Wir mussten die Arbeitsverträge anpassen, wir mussten alle unsere Mitarbeiter:innen und die Kunden einbinden…

NERLICH: Nun haben Sie 3-F erfolgreich seit Januar dieses Jahres eingeführt. Arbeiten Ihre Kollegen:innen denn nun effizienter? Was vorher in 5 Tagen geleistet wurde, wird nun in 4 Tagen erzielt? Oder bleibt auch einmal etwas liegen?

Pesch: Ein bisschen etwas von beidem. Unser Ziel ist es, den Output zu steigern: Mehr zu schaffen in weniger Zeit. Ich bin somit gezwungen zu überlegen, was ist in den 4 zur Verfügung stehenden Tagen wichtig und was nicht? Welche Termine kann ich skippen, welche kann ich anders organisieren? Wie kann ich Dinge wiederverwendbar machen, damit sie nicht stets von Neuem gemacht werden müssen? Diese Punkte haben bereits im letzten Jahr begonnen und sind mit 3F in die kontinuierliche Umsetzung gekommen. Momentan sind wir im Rahmen unserer 4 Tage aber noch nicht ganz bei den bisherigen 100% des Outputs.

Koske: Die wichtige Botschaft ist aus meiner Sicht, dass wir nicht einfach nur einen Tag gestrichen haben. Wir haben 3F genutzt, um maßgebliche Veränderungen zu vollziehen. Wenn ich einen solchen radikalen Einschnitt mache, bin ich gezwungen, mehr in Frage zu stellen und mein Handeln faktisch zu verändern. Wir reduzieren Rüstzeiten, die vorher eigentlich Verschwendung waren und dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden konnten, indem wir Blöcke bilden und Termine thematisch bündeln. Wir üben hier noch, den pragmatisch besten Weg zu finden, sammeln aber täglich zusätzliche Erfahrungen.

Fotograf: NIkolay Kazakov

NERLICH: 3F wird nun seit einigen Wochen gelebt: Erleben Sie schon spürbare Veränderungen, gibt es erste Erlebnisberichte aus Ihrem Team?

Pesch: Ja, man spürt es deutlich. Die Freiheiten des freien Freitags werden von uns allen aktiv genutzt. Für mich selbst fühlen sich die langen Wochenenden wie ein wöchentlicher Kurzurlaub an. Die Wochenenden haben eine ganz andere Qualität als zuvor und man ist erholter und produktiver, wenn man am Montag wieder startet. In der klassischen Welt müssen samstags die liegengebliebenen Dinge erledigt werden und am Sonntag muss man sich auf Knopfdruck erholen. In unserer Welt hat man einen Tag die Gelegenheit, Dinge zu erledigen, einen Tag für Freunde und Bekannte und einen Tag zur Erholung.

Durch die Remote-Arbeit der vergangenen zwei Jahre hat sich die Arbeit verdichtet; Rüst- und Erholungsphasen, die es im physischen Setting bei unseren Kunden gab, fielen im Homeoffice-Kontext weg. Mit 3F haben wir nun diese Gelegenheit zur Kompensation und Erholung geschaffen.

Koske: Viele haben auch gesagt, dass der zusätzliche freie Tag ganz für einen selbst ist, selbstbestimmt. Jeder andere Tag ist fremdbestimmt und man muss eine Erwartungshaltung erfüllen – gegenüber dem Kunden, dem Kollegen, dem Chef, meinem Partner, meinen Kindern… Am freien Freitag sind meine Kinder in der Schule, mein Partner bei der Arbeit und ich kann für mich selbst bestimmen, wie ich die freie Zeit nutze. Ich kann selbst entscheiden, ob ich noch Dinge für die Arbeit erledigen möchte, ob ich eine Runde laufen gehe, ob ich zum Arzt oder zum Friseur gehe. Und es interessiert keinen, was ich mache, weil mich niemand vermisst. Dieses Gefühl der Selbstbestimmung ist ein großes Gut.

NERLICH: Sie sprachen vorhin von den strahlenden Augen Ihrer Mitarbeiter:innen. Gab es denn auch kritische Stimmen?

Pesch: Bevor wir 3F ausgerollt haben, hatten wir uns genau überlegt, wer diese Veränderung positiv und wer sie gegebenenfalls negativ sehen könnte. Wer macht sich vielleicht Gedanken, ob er mit weniger Arbeitszeit am Ende mit weniger Bonus dastehen wird? Erstaunlicherweise erkennen alle bei uns im Team den Wert des freien Tages.

Und zugleich machen wir das ganze nicht, weil wir unter dem Strich weniger Umsatz – auch pro Kopf – machen wollen, sondern mindestens genau soviel, wenn nicht sogar mehr. Insgesamt soll sich 3F also in mehrerlei Hinsicht für unsere Mitarbeiter:innen lohnen.

Koske: Wir haben in den ersten 6 Wochen nach Einführung von 3F schon die eine oder andere Rückfrage erhalten, in der wir um Unterstützung gefragt wurden. Wie soll ich das hinkriegen? Wie baue ich den Stress ab, den ich jetzt mit vier Arbeitstagen habe? Für uns ist das ein Lernprozess und wir erwarten nicht, dass es jeder sofort und ohne Probleme hinbekommt. Hier haben wir ein paar Gespräche geführt, in denen wir offen über Zeitmanagement und Arbeitsorganisation diskutiert haben.

NERLICH: Darf ich fragen, wie Sie diesen deutlichen Zuwachs an bezahlter Freizeit finanzieren? Statt 30 Tagen Urlaub im Jahr hat Ihr Team ab sofort knapp 80 Tage bezahlte Freizeit – das bedeutet, dass Ihr Arbeitsjahr nur noch aus rund neuneinhalb Monaten besteht….

Pesch: Natürlich mussten wir uns als Unternehmer diese Rechnung genau betrachten. Wir wissen nicht, ob wir die Ziele erreichen, wie wir sie uns vorgenommen haben. Wir haben einen Business Case erarbeitet, der uns Leitplanken definiert, bis wohin wir gehen können. Das Risiko dieser Maßnahme ist aus unserer Sicht jedoch begrenzt. Wir nehmen wahr, dass mehr Verbindlichkeit in die Arbeitszeit unserer 4-Tage-Woche gekommen ist.

Über die anfängliche Investitionszeit hinaus haben wir uns einen Meilenstein mit der Möglichkeit eines „Dead end“ gesetzt. Wir überwachen die Ergebnisse bis dahin und wenn wir feststellen sollten, dass wir nicht auf die gleiche Profitabilität wie zuvor kommen, dann besteht die Option des Not-Stopps. Auch in unseren Arbeitsverträgen ist dies rechtlich so geregelt, dass wir 3F zurückrollen könnten. Voller Inbrunst kann ich an dieser Stelle aber sagen, dass wir nicht davon ausgehen, dass es dazu kommen wird!

Koske: Sicherlich ist es zunächst einmal eine Investition, da es mit einer Umstellung einhergeht. Ich bin aber davon überzeugt, dass es zu einem höheren Umsatz führen wird, da der Headcount wachsen wird. Es ist uns schon heute bewusst, dass dieses Thema am Kandidatenmarkt zündet. Wir müssen nur aufpassen, dass man am Ende nur noch bei aflexio arbeiten möchte, weil man freitags frei hat.

NERLICH: Ich höre heraus, dass Sie nun am Kandidatenmarkt visibler sind. Nehmen Sie denn auch wahr, dass Sie nun Talente für sich gewinnen können, die Sie ohne 3F nicht an Bord hätten holen können?

Pesch: Ja, definitiv, das ist so! Nach zwei Monaten mit dem neuen Modell ist unsere Einstellungsquote besser als in den acht Jahren zuvor.

Koske: Ich glaube, es ist nicht nur das Thema, das zieht. Es ist der Umstand, dass wir nicht nur reden, sondern es einfach machen. Bei diesen ganzen Diskussionen zu den Themen Remote Work, zu Auslandsoptionen, zu Teilzeitmodellen gibt es überall irgendetwas, das auf dem Papier versprochen wird. Ob das, was dahintersteht, wirklich dem entspricht, was ich als Mitarbeiter:in möchte, und ob hinter dem Konzept eine echte Überzeugung steht, steht auf einem anderen Blatt.

Mit 3F können wir dem Markt beweisen, dass wir es wirklich ernst meinen und spürbar anders sind als der Markt. Guckt mal, die anderen Reden noch und wir haben es einfach gemacht.

NERLICH: Sie haben 3F eingeführt, andere Unternehmen bieten „Workation“-Optionen an (Kunstwort aus „Work“ und „Vacation“ – Mitarbeitende können eine Zeit lang von überall auf der Welt aus remote arbeiten), es gibt erste Kleinstberatungen, die ihre physischen Offices komplett schließen und auf Vertrauensarbeitszeit umstellen. Planen Sie bei aflexio weitere Schritte im Sinne von Flexibilisierung und Well-Being?

Koske: In diesem Sommer werden wir eine Finca reservieren, um unseren Mitarbeitern:innen die Möglichkeit zu bieten, dort für eine Woche zu arbeiten. Wie ein Office, das wir einfach an einen anderen Ort gebeamt haben. Am letzten Tag des Aufenthalts werden wir auch unser Office-Meeting dort abhalten. In den vergangenen Jahren haben wir immer schöne Teamevents zelebriert, was durch Corona leider weggefallen war. Es war uns nun wichtig, hier ein starkes Zeichen zu setzen und wieder im Team zu feiern.

Pesch: Bei der Frage nach dem physischen Arbeiten im Office oder reinem Remote Work sind wir eindeutig: Wir wollen das physische Arbeiten im Office bewusst pflegen! Der Zusammenhalt im Team ist auf Dauer nicht aufrecht zu halten, wenn man nicht vor Ort miteinander arbeitet. Vor vier Jahren haben wir bewusst in ein neues, cooles Office investiert, das eine hohe Attraktivität an sich bietet.

Koske: Ich persönlich glaube nicht daran, dass das Office überflüssig geworden ist. Es ist nach wie vor „die Heimat“ und Teil der Unternehmensidentität. Unsere Berater:innen sind über ganz Deutschland verteilt und dennoch glaube ich nicht an ein hundertprozentiges Remote-Angebot. Ins Office und zu den Kollegen:innen zu reisen, fühlt sich für jeden von uns immer wieder wunderbar an.

Und zum Thema Workation: Wir haben eine Kollegin, die gerne surft und die besten Wellen im Januar in Galizien nutzen will. Die ist jeden Januar in Galizien und surft dort. Sie verbindet das Surfen mit der Arbeit – auch da lernen wir, weil das natürlich auch mit dem Team-Setup organisiert sein will. Aber eigentlich ist es egal, ob ich zuhause im Keller sitze oder am Strand in der Sonne sitze. Am Strand bin ich jedenfalls entspannter.

Wir hatten auch einen Kollegen mit einer Freundin in England. Für den war es egal, ob er in Bayern oder in England gearbeitet hat. Er hat uns immer mitgeteilt, wo er sich gerade aufhält und dann lief es.

Pesch: Das Arbeitsmodell in der Unternehmensberatung war ja von jeher relativ flexibel. Dies wird nun in der Zukunft nochmals extremer. Wir werden Beratern:innen stärker die Möglichkeit geben, ihren Lebensmittelpunkt phasenweise flexibel zu verlagern. Unsere Kunden lieben uns nicht dafür, wo wir sind, sondern dafür, wer wir sind. Sie schätzen an uns die Kompetenzen und Fähigkeiten, für die wir stehen – unabhängig vom Standort.

NERLICH: Herzlichen Dank für das Gespräch!

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