Eine Tätigkeit im Beratungsumfeld ist facettenreich wie in kaum einer anderen Branche. Immer an der Schnittstelle zwischen Kunde, Wirtschaft, Technologie und Politik nutzen interdisziplinäre Beratungsteams ihre Expertise und Erfahrungen, um Unternehmen aller Größen zukunftssicher zu machen, zu sanieren, weiterzuentwickeln. Kurzum: sie unterstützen mit individuellen Maßnahmen und Strategien dabei, erfolgreich zu bleiben.
Zwischen all den fachlich spannenden Themen müssen Berater ihre Ideen und Maßnahmen regelmäßig zu Papier bringen. In Präsentationen, Reportings oder Excel-Tabellen analysieren Sie, überzeugen den Leser vom Mehrwert der Strategien und schaffen eine Grundlage für die gemeinsame Projektarbeit. Doch das Zusammensetzen dieser Dokumente kostet Zeit – viel Zeit. Laut einer Studie der Content Enablement Plattform Templafy unter 1.200 deutschen Arbeitnehmern benötigt die Hälfte der Befragten mindestens vier bis sechs Wochenstunden für die Suche nach relevanten Vorlagen, Dateien oder Informationen, um die gewünschten Dokumente anzufertigen. Auch das ist Realität in der Beratungsbranche.
Die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten kann also ein echter Effizienzkiller sein. Im Umkehrschluss können Technologie-orientierte Beratungsunternehmen aus der Masse hervorstechen, sich von der Konkurrenz absetzen, wenn sie den Umgang mit Dokumenten sowie deren Inhalten, wie Branding Assets und Textbausteine, unternehmensweit optimieren.
Dieses Absetzen von der Konkurrenz gewinnt immer mehr an Bedeutung. Denn obwohl der globale Beratungsmarkt fast eine Billion US-Dollar wert ist und seit Jahren wächst, sinken die Wachstumsraten der Umsätze seit 2015. Hinzu kommen immer mehr Wettbewerber, von kleinen Boutique-Beratungen bis hin zu Freelancern. In der Folge steigen auch die Anforderungen der Kunden: mehr Leistung für weniger Geld und eine hohe Kostentransparenz werden vorausgesetzt. Es läuft demnach auf eine Effizienzsteigerung der Beratungshäuser hinaus, die nur erreicht werden kann, wenn sie ihre repetitiven Aufgaben automatisieren.
Business Enablement Tools für eine erfolgreiche Zukunft im hybriden Arbeitsumfeld
Bevor Berater Reportings, Pitches oder Strategiepapier händisch erstellen, werden schon zu Beginn der Dokumenterstellung zig Arbeitsstunden aufgebracht. Bereits die Suche nach passenden und vor allem aktuellen Vorlagen ist mühsam und kostet viel Zeit. Ist eine relevante Vorlage gefunden oder ein Blanko-Dokument erstellt, geht der manuelle Prozess in die nächste Runde: Welche Textbausteine zur Unternehmenshistorie kann ich verwenden? Wo finde ich Bilder und Grafiken, die ich problemlos einbauen kann? Und was ist der aktuelle Haftungsausschluss? Bevor der eigentlich entscheidende Inhalt zusammengestellt wird, fließen mehrere Stunden in die Erstellung dieser Dokumente. Business Enablement Tools beschreiben digitale Helferlein, die verschiedene unternehmensweite Prozesse effektiver gestalten. Eine eigene Unterform für die Erstellung von Dokumenten beschreibt die Content Enablement Kategorie – diese Kategorie umfasst Tools, die speziell den Workflow mit Unternehmensinhalten und Dokumenten optimieren. Wie können Content Enablement Plattformen Beratungsunternehmen konkret unterstützen?
Nachhaltige Kundenbeziehungen durch höhere Effizienz gewährleisten
Wenn Beratungen das Gros der abrechenbaren Stunden in qualitativ wertvolle Aufgaben stecken, gibt es kaum Gründe für den Kunden, die Beratung zu wechseln. Wenn allerdings jährlich über 100 Stunden pro Berater in die Erstellungen von Präsentationen fließen, könnte sich das Unternehmen nach Alternativen umschauen. Warum bezahlen wir so viel Geld für das Zusammenbauen von Folien? Echten Mehrwert erhalten die investierenden Unternehmen nur dann, wenn sich Berater mit der fachlich anspruchsvollen Aufgabe auseinandersetzen, also beispielsweise der inhaltlichen Ausarbeitung von Strategien für den Markteintritt in einer neuen Region.
Content Enablement Plattformen greifen die bestehenden Ineffizienzen im Umgang mit Dokumenten auf und bieten unternehmensweit einheitliche Lösungen an. Über cloud-basierte Tools stellen Unternehmen ihren beratenden Mitarbeitern alle Materialien, die sie für den Aufbau von Dokumenten benötigen, direkt in der gewohnten Umgebung zur Verfügung. Über Schnittstellen zu den gängigsten Anwendungen am Arbeitsplatz, wie Microsoft Office, Google Workspace und Salesforce, lassen sich Bilder, Textbausteine oder Metadaten direkt und ohne Prozessbrüche integrieren. Content Owner sorgen dafür, dass alle bereitgestellten Inhalte immer den aktuellsten Compliance- und Branding-Richtlinien entsprechen. Gibt es beispielsweise neue Fotos des Headquarters oder eine Änderung der Corporate Identity, passt das verantwortliche Team die betroffenen Inhalte an und macht sie per Knopfdruck und in Sekundenschnelle für alle Mitarbeiter des Unternehmens einsetzbar. Im Umkehrschluss bleibt den Beratenden mehr Zeit für andere, fachlich wertvolle Aufgaben.
Junge Talente gewinnen
Eine Studie vom Softwarehersteller Deltek fand heraus, dass 44 Prozent der befragten Beratungsunternehmen Probleme haben, talentierten Nachwuchs für sich zu gewinnen. Nicht zuletzt wegen der Corona-Pandemie bieten deshalb mehr und mehr Unternehmen flexible Arbeitsmodelle an, die die Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen. Gerade in der Beratungsbranche lässt sich das nicht immer umsetzen, denn zu oft findet die Arbeit noch immer beim Kunden direkt statt. Flexibilität lässt sich also nur in kleinem Rahmen anbieten. Cloud-basierte Tools zur Kommunikation, aber auch zur Kollaboration, beispielsweise im Erstellungsprozess von Dokumenten, ebnen den Weg zu mehr Flexibilität. Arbeiten Kunde und Beratung in einem übergeordneten, digitalen Öko-System, werden die Arbeitsprozesse agiler und lassen sich von überall umsetzen. Die Präsenztage der Beratenden können dadurch minimiert und größere Zugeständnisse hinsichtlich der Flexibilität für Berufseinsteiger gemacht werden.
Solche digitalen Helferlein machen sich also auf mehreren Ebenen positiv bemerkbar: die Effizienz wird erhöht und die Resultate werden besser, da mehr Zeit für fachlich wichtige Aufgaben gewonnen wird. Zudem steigt die Zufriedenheit der eigenen Belegschaft, denn es wird weniger Zeit mit nervigen Aufgaben wie dem Zusammensuchen von Dokumenteninhalten verschwendet. Außerdem erhöhen Unternehmen, die auf Content Enablement Plattformen setzen, ihre Chancen neue Mitarbeitende für sich zu gewinnen. Im hybriden Arbeitsumfeld, geprägt von verteilten Teams, sind solche Plattformen ein wichtiges Instrument, die nächste digitale Stufe als Beratungsunternehmen zu erreichen.
Über den Autor
Michael Lazik ist Sales Director für die DACH Region bei Templafy, der cloud-basierten Plattform für die Erstellung, Bearbeitung und Optimierung von Geschäftsinhalten. Er verantwortet die Entwicklung und Umsetzung der Sales-Strategie im deutschsprachigen Raum und ist seit nun mehr als 15 Jahren im Management von führenden regionalen und internationalen Softwareunternehmen tätig.